„Sich schnell, flexibel und proaktiv auf Neues einstellen“ – über die Bedeutung von Agilität lässt sich nicht streiten. Über den Weg hin zu einer agilen Digitalagentur aber schon. Inmitten der Transformation von hmmh bleiben wir stehen und schauen zurück: Was sind die wertvollsten Erfahrungen aus dem bisherigen Change-Prozess mit über 300 Mitarbeitern und welche Fragen sollten sich Agenturen auf ihrem Weg in Richtung Agilität stellen?

Sich im Unternehmen selbst zu verwirklichen und seine Kompetenzen interdisziplinär und in spannenden Projekten zeigen zu können, wird heute von vielen Mitarbeitern – branchenunabhängig – erwartet. Fragen wie „Warum gehen wir morgens zur Arbeit?“ und „Was ist unsere Mission?“ wollen klar beantwortet werden. Die Ziele der Unternehmen sind auch klar definiert: schnell kreative Lösungen für die sich stetig verändernden Bedürfnisse der Kunden zu finden, schrittzuhalten und somit ihren Unternehmenserfolg und damit den eigenen Erfolg auszubauen. Um das zu erreichen und um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind eigenverantwortlichere Arbeitsweisen und eine agile Struktur notwendig. Neben dem Willen, etwas zu verändern, bedarf es vor allem einer internen Sensibilisierung für das Thema, um möglichst alle Mitarbeiter mitzunehmen. Und es bedarf einer Unternehmensstruktur mit möglichst wenigen Hierarchien. Das Ganze funktioniert jedoch nur innerhalb gesetzter Leitplanken für die gesamte Mannschaft, innerhalb derer genug Platz für Kreativität und Eigenverantwortung eines jeden Einzelnen ist und gegenseitiges Vertrauen herrscht. Ist der Change und somit die grobe Fahrtrichtung entschieden, gilt es, die passende Strategie für die agile Transformation zu finden.

1. Welche ist die richtige Strategie für die Transformation?

Zuallererst: Es gibt nicht „die eine“ Strategie. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Bereitschaft des Teams entscheidet sich, ob die Kultur und Struktur nach und nach oder ob alles in einem kurzen Zeitraum verändert wird. Als Unternehmen mit unterschiedlichen Leistungsbereichen, nur zum Teil agilen Kunden sowie Mitarbeitern, die noch nicht vollständig überzeugt sind, empfiehlt es sich, eine kleine Gruppe von Promotoren zusammenzustellen. Als Repräsentanten verschiedener Unternehmensbereiche nehmen diese Anforderungen, Wünsche und Bedenken des gesamten Unternehmens auf, kümmern sich fortlaufend um die Rahmenbedingungen und begleiten den Prozess. Je unterschiedlicher die Meinungen, desto besser. Routinen werden aufgebrochen und anschließend gemeinsam neue Wege gefunden. Bei hmmh bedeutete das 2015, sich nach Interviews und Open Spaces sowie der Findung einer Strategy Task Force, bestehend aus gewählten Verantwortlichen aller Bereiche, die den Prozess begleiteten, von funktionalen Säulenstrukturen und Abteilungen zu trennen. Denn wie das Wort schon sagt – es kommt von “Ab-teilen“ – dem genauen Gegenteil des Vorhabens. In diesem Zuge hat hmmh agile Kundenteams geformt, um schneller und flexibler auf Kundenwünsche eingehen zu können.

2. Eigeninitiative wecken – wie geht das?

Ob Entwickler, Creative Conceptioner, Consultant, Grafiker, Texter, HR-Mitarbeiter oder das Management: Jede Person im Unternehmen hat unterschiedliche Aufgaben und Rollen, die unterschiedliche Skills erfordern. Werden alle Strukturen aufgebrochen und Verantwortlichkeiten neu verteilt, verlangt das ein großflächiges T-shaping im Unternehmen. Das bedeutet, beispielsweise als Entwickler, auch mal die Führung innerhalb von Kundenprojekten und internen Aufgaben zu übernehmen: Entweder als Mitglied einer zweitweise für eine bestimmte Fragestellung gegründeten SIG (Special Interest Group) oder einer COP (Community of Practice), die sich unternehmensübergreifend mit Fachthemen beschäftigt. Allem Voran gilt es, alle auf den neuen Spirit einzustimmen, um die positiven Aspekte von eigenverantwortlicherem Arbeiten herauszustellen. Transparenz und das Miteinbeziehen eines jeden Mitarbeiters ist hier der wesentliche Punkt, um die nötige Akzeptanz zu erlangen. Dazu gehört auch darüber aufzuklären, welche neuen Möglichkeiten und Pflichten so ein Wechsel mit sich bringt. Das Management muss mit gutem Beispiel vorangehen, Verantwortung abgeben und seiner Mannschaft Vertrauen schenken sowie Raum geben. Allerdings gilt auch: Das Management hat diesen Prozess bestenfalls zu initiieren, ihn mindestens aber positiv zu begleiten und manchmal auch voranzutreiben. Der Mut zur Veränderung dient als Vorbild und steckt an. Hauptträger und Garant für eine erfolgreiche Transformation ist ein Team, welches das Ziel kennt.

3. Passen die internen Systeme noch zur Struktur?

Während sich die Art der Organisation, das Denken und die Arbeitsweise ändert, gilt es, auch die internen Systeme auf die Tauglichkeit zu überprüfen. Wie beweglich sind Tools und Programme, die fester Bestandteil der täglichen Arbeit sind? Sei es zum internen oder externen Austausch, zur Stunden- oder Budgetplanung. Auch die eigenen Tools müssen zur Organisationsstruktur passen und agiles Arbeiten ermöglichen. Egal ob Confluence, Rocket Chat oder Bit Bucket – die Entscheidung für oder gegen ein Tool sollte nach Einbeziehen der internen Experten und dem Abgleichen aller wichtigen Anforderungen getroffen werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass auch die Kompatibilität mit den Kunden wichtig ist. Tools dürfen variieren, der Fokus jedoch nicht: Es muss immer gewährleistet werden, dem Kunden die beste Lösung, die beste Dienstleistung oder auch beides anzubieten. Somit ist innerhalb der agilen Arbeitsweise ein transparenter Umgang mit Software, Tools und Systemen notwendig. Auch interne Arbeitsweisen können und müssen angepasst werden: Ob nun Open Spaces, Lean Coffees oder Kanban Boards – auch für das Management – es kommt bei der Implementierung darauf an, dass sie in die Struktur passen.

4. Womit lassen sich weniger agil arbeitende Kunden überzeugen?

Aktuell arbeiten Digitalagenturen meist deutlich agiler als ihre Kunden. Das stellt sie in der Zusammenarbeit vor eine große Herausforderung, da starre Strukturen und Routinen oft fest in der Arbeitsweise der Kunden verankert sind. Solche Kunden wollen Sicherheit und eine perfekte Lösung zu einem festen Preis. Im Umgang mit weniger agil arbeitenden Kunden ist es wichtig, ihnen klarzumachen, dass sie nicht nur ein maßgeschneidertes Ergebnis, sondern darüber hinaus eine maßgeschneiderte Dienstleistung erhalten, die sich all ihren Anforderungen anpasst, um das bestmögliche Ergebnis zu erreichen, ohne am Ende Abstriche machen zu müssen. Im Idealfall bewegt sich der Preis in einem Zielkorridor. Transparente Prozesse, eine manchmal günstigere, aber vor allem bessere Lösung sowie eine messbar höhere Produktivität und Freude an der Arbeit sorgen oft für ein Umdenken beim Kunden. Agilität steckt an.

5. Wann ist der agile Prozess abgeschlossen?

Sind Strategie und Rollen gefunden, erste agile Projekte erfolgreich abgeschlossen und werden neue agile Projekte kontinuierlich gewonnen, so steigt auch die Akzeptanz derer, die bisher nicht von dem Modell überzeugt waren. Mitarbeiter, die in dem neuen Umfeld dauerhaft unglücklich sind, werden gehen, dafür aber Platz für neue machen. Das ist normal. Es gilt zu reflektieren, zu überprüfen und zu justieren und zwar als fester Bestandteil der täglichen Arbeit – intern sowie extern. Dieser Weg ist ein dauerhafter Prozess, der niemals abgeschlossen sein wird. Zum Glück, denn Stillstand ist langweilig.

Fazit

Agiles Arbeiten ist nicht nur eine Arbeitsweise, die ein Unternehmen effizienter und flexibler macht, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Agilität ist eine Unternehmensphilosophie. Sie setzt eine klare und transparente Kommunikation voraus, sowohl mit Kollegen als auch mit Kunden. Sie erfordert ein hohes Maß an Eigeninitiative, gegenseitigem Vertrauen und Raum zur Weiterentwicklung. Ein komplexer Prozess, der nicht nur gut initiiert, sondern kontinuierlich gefördert, reflektiert und justiert werden muss. Entscheidend ist, die für das jeweilige Unternehmen passende Strategie zu finden, Mitarbeitern Raum zur Eigenverantwortung zu geben, interne Prozesse und Rollen anzupassen sowie Kunden für die Arbeitsweise zu begeistern. Nur dann kann das gesamte Unternehmen flexibel auf neue Herausforderungen reagieren. Ohne einen Kulturwandel wird es keinen Weg in ein agiles Unternehmen geben. Denn bereits früher wusste man: „Structure follows strategy but culture eats strategy for breakfast“.

Wie beweglich ein Unternehmen tatsächlich ist, entscheidet nicht das Management, sondern jedes Teammitglied. Agilität ist kein Selbstzweck und auch kein Allheilmittel, aber heute und vor allem in Zukunft notwendig, um in disruptiven Zeiten erfolgreich am Markt zu agieren.