Ein Online-Shop-Projekt ohne vernünftiges PIM-System birgt ein hohes Risiko, denn exzellente Produktdaten und einwandfrei funktionierende Schnittstellen sind der Schlüssel zum Erfolg.

In E-Commerce-Projekten begegnen wir immer wieder der Situation, dass im Hause unserer Kunden kein PIM-System (Product Information Management System) existiert. Produktdaten liegen in diesen Fällen häufig nur fragmentiert in unterschiedlichen Systemen und in diversen Formaten vor. Wenn es dann zu Beginn des Projekts an die Planung von Projektaufwand und Projektdauer geht, ist das Erstaunen meist groß. Viele Kunden wundern sich über den hohen Anteil, den die Systemschnittstellen und die Datenintegration ausmachen. Doch genau dieser Invest ist enorm wichtig, denn exzellente sowie gut gepflegte Produktdaten und einwandfrei funktionierende Schnittstellen, sind der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Online-Shops.

Schluss mit unnötigen Risiken beim Produktdatenmanagement

Bei einem Unternehmen ohne PIM-System betreten wir als Dienstleister ein unbekanntes Terrain. Genau dieser Teil des E-Commerce-Projekts birgt das größte Risiko. Selbst der Kunde erahnt meist nicht, was sich in den Abgründen seiner Systeme verbirgt. Sei es ein mit Sonderfeldern gespicktes ERP-System oder unterschiedlichste Excel-Tabellen des Marketingbereichs, in denen zahlreiche Produkttexte für das Web gepflegt werden. Erst, wenn sich Kunde und Dienstleister gemeinsam auf die Suche machen, entdecken sie alle vorhandenen Untiefen der Datenpflege sowie des Datenhandlings. An diesem Punkt sollte jedem Kunden klar sein, dass es sich lohnt eine nicht kleine Summe in die Integration von Produktdaten zu stecken und somit die Wurzel des Problems zu packen, um dadurch am Ende ein schnelleres, schlankeres und günstigeres E-Commerce-Projekt umsetzen zu können.

Das PIM-System als idealer Aggregator für alle Produktdaten

Worin liegt der Unterschied zwischen PIM-less und PIM-basierten E-Commerce-Projekten? Der größte Unterschied liegt in der Anzahl der Schnittstellen zum Online-Shop. Ohne ein vernünftiges PIM-System werden dem Shop aus verschiedenen Quellen Daten zugespielt, häufig nicht sortiert, gesäubert oder gefiltert. Allein das Zusammenführen umfangreicher Daten aus verschiedensten Systemen im Online-Shop ist sehr aufwendig und fehleranfällig. Ein PIM-System verhindert diese Problematik, denn der Online-Shop bekommt einen starken Partner an seine Seite, durch den ihm alle Produktdaten über nur eine Schnittstelle zugespielt werden. Das bedeutet, wo vorher im Projekt eine breit angelegte Jagd auf die aktuellen Produktdaten stattfand und Verantwortliche identifiziert wurden, die anschließend umständlich alle relevanten Produktdaten zusammensammeln mussten, wird dieser Prozess auf ein Minimum verkürzt. Das PIM-System ist der „Single Point of Truth“ und das aufwendige sowie zeitraubende Jagen und Sammeln von Produktdaten entfällt (siehe Abb. 1).

Abb. 1: Datenfluss der Produktdaten bei PIM-less und bei PIM-based E-Commerce

Ein weiterer wichtiger Aspekt von PIM-based E-Commerce ist, dass der Online-Shop von den Produktpflegeprozessen entkoppelt wird. Die Plattform für die Produktpflege, die Übersetzungen, das Texten, die Fotografie und vieles mehr befindet sich dann im PIM-System. Da Online-Shops für diese Prozesse meist nicht optimal ausgestattet sind, werden sie damit stark entlastet. Ein individuell zugeschnittenes PIM-System liefert standardisierte Schnittstellen, Funktionen zum Daten-Mapping, Daten-Matching und Daten-Merging, sowie Workflow-Funktionen zur Bereinigung von Daten und Plugins für Shopsysteme zum Zugriff auf alle vorhandenen Produktdaten. In einem PIM-System, wie es Contentserv anbietet, ist es nach einer erfolgreichen Datenintegration unter anderem möglich, mit einem standardisierten Plugin die Produktdaten an ein E-Commerce-System, wie beispielsweise von Shopware, bereitzustellen. Ein schnelleres und schlankeres Produktdatenmanagement spricht eindeutig für PIM-based E-Commerce (Abb. 2).

Abb. 2: Charakterisierung von PIM-less und PIM-based E-Commerce

Mit der Einführung des PIM-Systems die gesamten Projektkosten reduzieren

Jeder Kunde, der noch nicht über ein PIM-System verfügt, aber im E-Commerce durchstarten möchte, sollte zunächst die Herausforderung des eigenen Datenmanagements angehen. Egal ob für den eigenen Online-Shop oder den Verkauf über online Marktplätze. Neben einem deutlich geringeren Aufwand, ermöglicht ein individuell zugeschnittenes PIM-System eine schnelle time-to-market und spart Kosten durch flexible Publikationsmöglichkeiten auf allen online und offline Touchpoints. Finde ich als Kunde einen Dienstleister, der mir nicht nur eine neue oder optimierte E-Commerce-Plattform umsetzt, sondern vorab auch die Einführung meines PIM-Systems übernimmt, wird dieses zu mindestens 50 Prozent aus den Einsparungen des E-Commerce-Projekts bezahlt und somit zur Hälfte refinanziert (siehe Abb.3).

Abb. 3: Schematische Darstellung des anteiligen Einsparungspotenzials durch ein PIM-System im E-Commerce-Projekt

Ein passendes PIM-System sorgt für Zufriedenheit bei allen Stakeholdern

Eine individuell zugeschnittene Lösung, macht nicht nur die Endkunden glücklich, da diese von umfangreichen und individuell zugeschnittenen Produktinformationen profitieren, sondern vor allem auch die Mitarbeiter, die ständig mit unterschiedlichsten Produktinformationen und den Herausforderungen der Datenintegration zu tun haben. Nach der Einführung des passenden PIM-Systems können Produkt- sowie E-Commerce Manager mit einer jeweils spezialisierten Software arbeiten, die ihre Stärken exakt dort ausspielt wo sie gebraucht werden: das PIM-System für das Management von Produktlebenszyklen und die E-Commerce-Plattform für alle Marketing- und Vertriebsaktivitäten.

PIM-based E-Commerce ist schneller und schlanker

Mit Hilfe eines PIM-Systems, können Aufwände und Risiken massiv reduziert werden, da es als idealer Aggregator für alle Schnittstellen des Online-Shops fungiert. PIM-less E-Commerce führt häufig zu einer Überfrachtung des Shop-Systems mit Produktdaten aus unterschiedlichen Systemen und Funktionen, für die ein PIM-System besser geeignet ist. E-Commerce-Betreiber ohne PIM-Systeme verschwenden langfristig sowohl Geld als auch Zeit und steigern zusätzlich das Risiko ihrer gesamten E-Commerce Tätigkeiten. Vielleicht mag der erste Launch der E-Commerce Aktivitäten schneller gehen, aber ohne solide Systeme und Prozesse im Hintergrund stehen diese Aktivitäten auf tönernen Füßen. Denn ineffiziente und fehleranfällige Prozesse stehen dem gewünschten schnellen Wachstum dann im Wege. Wer sich erfolgreich für die digitale Zukunft aufstellen möchte, für den geht kein Weg an PIM-based E-Commerce vorbei. Nur das richtige Management von Produktinformationen mit einem PIM-System sorgt für eine solide Basis und ein optimales Fundament, um alle digitalen Vertriebskanäle zu erschließen und langfristig an allen Touchpoints erfolgreich Connected Commerce zu betreiben.

 

Dieser Beitrag erschien zuerst bei digitalisierungslücke.de.

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